CGV

I.- APPLICATION DES CONDITIONS GENERALES
1.1. Les présentes conditions générales s’appliquent de plein droit à toute
prestation des services suivants :
Services de secrétariat, Support comptable, Services de gestion et
d’organisation.
Et, plus généralement, toute la gamme des services sur site et à distance
commercialisés par la société PUBLIMAIL sous l’enseigne commerciale
SECRETAIRES ONLINE – ci-après dénommée SECRETAIRES ONLINE.
1.2. Le contrat est réputé conclu à la date d’acceptation de la commande par
SECRETAIRES ONLINE. Préalablement à cette date, les présentes
conditions de services ont été mises à la disposition du Client, comme visé
à l’article L. 441-6 du Code de Commerce. Toute commande implique
l’adhésion sans réserve du Client aux présentes conditions générales qui
prévalent sur toutes autres conditions, à l’exception de celles qui ont été
acceptées expressément par SECRETAIRES ONLINE.
II. – COMMANDE
2.1. Toute commande, pour être prise en compte, doit être passée par écrit ou
en ligne ou tout moyen technologique équivalent permettant de s’assurer de
la preuve de l’accord contractuel, sous la forme d’un devis (ou « bon de
commande », ou « bon de souscription », ou « formulaire d’inscription »).
2.2. L’acceptation de la commande par SECRETAIRES ONLINE résulte de
la confirmation qu’il l’a bien reçue, en accepte les modalités et confirme les
termes par courrier, courriel ou tout procédé équivalent. La commande peut
être modifiée dans son contenu par écrit adressé à SECRETAIRES
ONLINE au plus tard 48 heures avant la date convenue pour le démarrage
de la prestation desdits services. Après cette date, toute commande est
réputée ferme et définitive. Toute modification du fait du Client peut
entraîner facturation complémentaire et déterminer un nouveau délai de
réalisation.
2.3. Le Client a la possibilité, en cours d’exécution d’une commande,
d’activer un service non explicitement mentionné dans le devis initial, avec
l’accord expresse de SECRETAIRES ONLINE. Si le service nouvellement
activé entraine une hausse tarifaire par rapport au devis initial,
SECRETAIRES ONLINE en informe obligatoirement le Client par écrit dès
sa première activation du service et sollicite son accord sur la nouvelle
tarification, par voie d’avenant au devis initial. S’il n’est pas refusé par le
Client, l’avenant est réputé accepté à la deuxième activation du service par
le Client. En cas de refus du Client, le service sera facturé au tarif du devis
initial pour la première activation, et ne sera plus activé ensuite.
III. – DESCRIPTION DES PRESTATIONS DE SERVICE
3.1. SECRETAIRES ONLINE offre un service de support administratif
global dédié aux TPE, professions libérales, PME, ETI et grandes
entreprises : tous travaux d’assistanat administratif et organisationnel
entrant dans le cadre de la gamme des services proposés par
SECRETAIRES ONLINE, tels que : secrétariat général; assistance
administrative et comptable; gestion RH et recrutement ; webmarketing ;
infographie.
Cette liste des services n’est pas exhaustive et peut s’enrichir à tout moment
de nouveaux services développés par SECRETAIRES ONLINE. Certains
libellés de services peuvent être modifiés par SECRETAIRES ONLINE sans
impact sur leur nature, leur contenu ou le tarif appliqué, ces modifications
n’entrainant alors pas d’avenant au devis.
3.2. Les services peuvent être rendus de manière ponctuelle ou récurrente,
sur site ou à distance, ou selon une combinaison des deux, selon les souhaits
exprimés par le Client et l’évaluation qui est faite de ses besoins spécifiques.
3.3. Les services sont rendus par des Assistants SECRETAIRES ONLINE
sélectionnés pour leurs compétences et aptitudes en pleine cohérence avec le
cahier des charges du Client, exécutant les missions dans le respect des
règles et prescriptions fixées par le Client et mis au service de celui-ci
pendant la durée de la mission pour délivrer les prestations convenues.
IV – REALISATION DE LA PRESTATION – DELAI D’EXECUTION

4.1. Sauf conditions particulières expresses propres à la prestation, précisées
dans la commande, la réalisation des services s’effectuera aux lieu et dates
choisis par le Client lors de la commande. Le délai contractuel est suspendu
de plein droit par tout événement indépendant de la volonté de
SECRETAIRES ONLINE et ayant pour conséquence de retarder la
réalisation de la prestation. SECRETAIRES ONLINE ne procédera à la
réalisation des prestations dans le délai contractuel que si le Client a exécuté
l’ensemble de ses obligations et notamment son obligation de paiement du
prix des prestations, à l’égard de SECRETAIRES ONLINE.
SECRETAIRES ONLINE s’engage :
– à fournir les services conformément aux termes du bon de commande,
– à mettre à disposition de l’Assistant SECRETAIRES ONLINE, tous les
outils et équipements nécessaires à la bonne réalisation de sa mission,
– à réaliser ses prestations dans le respect des bonnes pratiques de la
profession et dans un souci permanent de la qualité du service.
4.2. Les prestations sont réalisées aux jours et heures convenus avec le Client
et formalisées par le contrat réputé en vigueur dès signature du devis. Toute
intervention sur site d’un Assistant SECRETAIRES ONLINE dans le cadre
de la prestation commandée s’entend pour une durée minimale de trois
heures. La réalisation de la prestation de service a lieu exclusivement dans
le cadre de l’entreprise. Les interventions SECRETAIRES ONLINE se
déroulent usuellement du lundi au samedi de 9H à 19H.
Interchangeabilité et remplacement :
4.3. SECRETAIRES ONLINE s’engage à assurer au Client la disponibilité
du(des) même(s) Assistant(s) SECRETAIRES ONLINE sur la durée du
contrat, hors cas de force majeure. Si le Client n’est pas satisfait des
prestations de l’intervenant qui lui est présenté au démarrage du contrat,
SECRETAIRES ONLINE s’engage à lui fournir un intervenant de
remplacement, dans la limite d’une seule fois. Cet engagement de
remplacement est également applicable dans les cas de force majeure tels
qu’absence, maladie, mobilité, fin du contrat de travail, déménagement de
l’intervenant ou du Client, etc.
4.4. Au-delà d’une durée de mission de 12 mois calendaires d’un Assistant
SECRETAIRES ONLINE au service du Client, un remplacement de
l’Assistant est automatiquement proposé. Si néanmoins le Client souhaite
conserver le même Assistant dans la mission, le tarif applicable est
susceptible d’être réévalué par SECRETAIRES ONLINE au titre de la
montée en compétence de l’Assistant sur la mission.
V – OBLIGATIONS DU CLIENT
5.1. Avant toute commande, le Client prend connaissance des présentes
conditions générales.
Le Client s’assure préalablement à la commande que les services sont
susceptibles de répondre à ses attentes, notamment en consultant les
documents décrivant lesdits services.
Le Client doit informer sans délai SECRETAIRES ONLINE du caractère
éventuellement inadéquat du service proposé, notamment lorsque celui-ci ne
correspond pas à ses besoins, toute prestation commandée et dont la
réalisation a commencé donnant toutefois lieu à paiement.
5.2. Dans l’hypothèse où le Client ne serait pas satisfait de la prestation
réalisée, une contestation est recevable si elle est notifiée à SECRETAIRES
ONLINE par mail et confirmée par courrier au plus tard dans les sept jours
calendaires qui suivent la prestation. Toute contestation intervenant en
dehors de ce délai ne sera pas prise en considération.
5.3. Si le Client souhaite annuler ou reporter une intervention planifiée, il doit
en informer SECRETAIRES ONLINE par écrit au moins 48 heures avant la
réalisation initialement prévue. En cas d’absence du Client lors d’une
intervention où sa présence était prévue, la prestation sera considérée
annulée du fait du Client, passé un délai d’attente de 15mn. De manière
générale, si l’intervenant SECRETAIRES ONLINE, à son arrivée à
l’adresse où il doit réaliser sa mission, constate qu’il ne peut réaliser sa
mission du fait du Client, la prestation est considérée comme due.
5.4. Le Client s’engage à respecter les droits de propriété intellectuelle de
SECRETAIRES ONLINE et des tiers.
5.5. Le Client s’engage en outre :
– en cas d’intervention sur site, à mettre à disposition de l’Assistant
SECRETAIRES ONLINE un endroit calme et fonctionnel permettant la
bonne exécution de sa mission,
– à faire réaliser les prestations exclusivement dans le cadre contractuel défini
avec SECRETAIRES ONLINE.
5.6. Non-sollicitation : Le Client s’engage à ne pas solliciter de services

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auprès de son Assistant SECRETAIRES ONLINE en dehors du cadre
contractuel défini avec SECRETAIRES ONLINE, et à ne pas proposer ni
accepter l’emploi direct de son Assistant SECRETAIRES ONLINE pour
quelque tâche que ce soit, sauf accord express de SECRETAIRES
ONLINE, ceci pendant la durée de la prestation de services et sur une
année supplémentaire en cas de cessation de la prestation.
VI – CONDITIONS FINANCIERES – PAIEMENT
6.1. Prix
Sauf conditions particulières expresses propres aux services commandés, les
prix des services commandés sont ceux figurant sur le site internet et la liste
des prix au jour de la commande. Les prix sont, à cette date, fermes et
définitifs.
SECRETAIRES ONLINE se réserve le droit de modifier les prix de ses
services à tout moment.
SECRETAIRES ONLINE s’engage à informer le Client de toute
augmentation de tarif au moins un mois avant son entrée en vigueur.
6.2. Modalités de paiement – Facturation
SECRETAIRES ONLINE établit en fin de mois une facture, dont un
exemplaire est délivré le jour même au Client. Les prestations sont facturées
au tarif en vigueur à la date de l’établissement du devis ou, le cas échéant, de
ses avenants successifs. Un acompte de 50% de la commande est
préalablement prévu dans le devis.
Le règlement de la Commande s’effectue par virement bancaire par le
Client, au plus tard dans les 15 jours après réception de la facture.
En aucun cas, les paiements qui sont dus à SECRETAIRES ONLINE ne
peuvent être suspendus ni faire l’objet d’une quelconque réduction ou
compensation sans accord écrit de la part de SECRETAIRES ONLINE.
Tout paiement qui est fait à SECRETAIRES ONLINE s’impute sur les
sommes dues quelle que soit la cause, en commençant par celles dont
l’exigibilité est la plus ancienne.
VII – RECLAMATIONS
Le Client peut adresser toute réclamation au siège de SECRETAIRES
ONLINE, dont l’adresse suit : PUBLIMAIL-SECRETAIRES ONLINE, 12
Rue Saint Jacques 91490 MILLY LA FORET ou par email
contact@secretaires-online.fr.
VIII – GARANTIES – PROTECTION DES DONNEES
8.1. Les services sont fournis par SECRETAIRES ONLINE conformément
à la commande. SECRETAIRES ONLINE garantit la fourniture d’un
service adéquat en fonction des choix exprimés par le Client.
8.2. Assurances et Responsabilité
SECRETAIRES ONLINE déclare être assuré en Responsabilité Civile
Professionnelle (corporel, matériel et immatériel) pour les dommages qui
pourraient être occasionnés par l’Assistant SECRETAIRES ONLINE dans
le cadre des interventions effectuées. Tout dommage devra alors être signalé
immédiatement par le Client et confirmé par lettre recommandée au plus
tard dans les 48 heures suivant la prestation. L’Assistant SECRETAIRES
ONLINE ne peut recevoir du Client aucune délégation de pouvoir sur ses
avoirs, biens ou droits, donation, dépôt de fonds, bijoux ou valeurs.
8.3. Confidentialité
L’Assistant SECRETAIRES ONLINE mis à disposition du Client est tenu
au secret professionnel. Il est directement responsable du respect de la plus
stricte confidentialité, et tenu de ne divulguer aucune des informations
confidentielles qui lui auront été communiquées par le Client dans le cadre
de sa mission, y compris au sein de SECRETAIRES ONLINE, sans limite
de durée.
8.4. Protection des données personnelles
SECRETAIRES ONLINE s’engage au respect de la législation applicable
en matière de protection des données, et notamment du Règlement général
relatif à la protection des données personnelles (également appelé RGPD) et
de la loi dite “Informatique et Libertés” du 6 janvier 1978 modifiée.
La politique de protection des données appliquée à ce titre par
SECRETAIRES ONLINE couvre en particulier les droits d’accès, de
rectification, de suppression, de portabilité et de limitation dont disposent
les personnes engagées dans une relation avec la Société par le traitement
des données à caractère personnel que la Société met en œuvre.
La Société se tient à la disposition de tout utilisateur de ses services et outils
pour répondre à toute question concernant la protection des données
personnelles chez SECRETAIRES ONLINE par mail adressé à
contact@secretaires-online.fr et par courrier à : PUBLIMAIL-

SECRETAIRES ONLINE, 12 Rue Saint Jacques 91490 MILLY LA FORET.
IX – DUREE
Le présent contrat est fixé pour une durée indéterminée, ou pour la durée
spécifiquement prévue par l’offre souscrite, telle que figurée sur la
commande.
X – SUSPENSION – RESILIATION
10.1. Suspension du service à titre de sanction
En cas d’inexécution par le Client de l’une des obligations prévues par les
présentes conditions générales et notamment de son obligation de payer le
prix convenu, SECRETAIRES ONLINE pourra, après envoi d’un courriel
ou d’une lettre avec accusé de réception, mettre en demeure de respecter les
termes des présentes conditions générales, demeuré sans effet pendant 10
jours à compter de son envoi, suspendre la fourniture du service, sans que
celui-ci ne puisse réclamer aucune restitution ou diminution du prix à ce
titre.
10.2. Résiliation anticipée à titre de sanction
Si le Client ne respecte pas l’une des obligations des présentes conditions
générales, par sa propre faute ou négligence, SECRETAIRES ONLINE
peut résilier le contrat, 30 jours après une mise en demeure, adressée par lettre
recommandée ou par courriel, de mettre un terme au manquement, non suivi
d’effet.
XI – CESSION ET SOUS-TRAITANCE
SECRETAIRES ONLINE peut céder à un tiers à quelque titre, pour quelque
cause et sous quelque forme que ce soit, le contrat, notamment dans le cadre
d’une cession de son fonds de commerce ou d’entreprise.
SECRETAIRES ONLINE peut confier à un tiers l’exécution de tout ou
partie de ses obligations contractuelles.
XII – MODIFICATION DES CONDITIONS GENERALES
SECRETAIRES ONLINE se réserve la possibilité de modifier les présentes
conditions générales, sous réserve d’en informer le Client, par voie de
notification individuelle. Les contrats en cours sont alors soumis aux
conditions générales ainsi modifiées et, le cas échéant, complétées.
La responsabilité de SECRETAIRES ONLINE ne peut en aucun cas être
engagée de ce fait.
XIII – DROIT APPLICABLE – LANGUE DU CONTRAT – LITIGES
Les contrats entre SECRETAIRES ONLINE et le Client, régis notamment
par les présentes conditions générales, sont soumis au droit français, à
l’exclusion de toute autre législation étatique. En cas de rédaction des
présentes conditions générales en plusieurs langues ou de traduction, seule
la version française fera foi.
En cas de désaccord persistant sur l’application ou l’interprétation de ces
conditions générales et à défaut d’accord amiable, tout litige sera soumis au
Tribunal de Commerce de Paris